ความหมายและความสำคัญในการสื่อสาร
มนุษย์ต้องดำรงชีวิตอยู่ร่วมกับผู้อื่น
สังคมมนุษย์มีการพึ่งพาอาศัย มีการแลกเปลี่ยนความคิด
จึงจำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสาร
ซึ่งเปรียบเสมือนกับเป็นสิ่งเชื่อมโยงระหว่างอยู่ร่วมกันของมนุษย์
การสื่อสาร หมายถึง
กระบวนการสื่อความหมายและความเข้าใจระหว่างบุคคล
โดยมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันเกิดผลดีในการดำเนินชีวิต
ความสำคัญของการสื่อสาร
1. การสื่อสารเป็นการเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ในด้านข้อมูลข่าวสาร
ความรู้สึก ค่านิยมและเจตคติ ซึ่งกันและกัน
2. การสื่อสารเป็นการสื่อความหมายในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่
เพื่อให้รู้จักวิธีการใช้ เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ
3. การสื่อสารมีความสำคัญในด้านการบริหารงานให้ประสบผลสำเร็จ
4. การสื่อสารมีความจำเป็นต่อกระบวนการทำงานในองค์การ
ลักษณะของการติดต่อสื่อสาร
สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ระบบ ดังนี้
1. การติดต่อสื่อสารระบบทางเดียว
เป็นการติดต่อสื่อสารในลักษณะที่ผู้ส่งเป็นผู้ให้ข่าวสารโดยตรง
โดยการสื่อความหมายด้วยการพูด การเขียน การแสดงกิริยาท่าทาง สัญลักษณ์
การสื่อสารแบบทางเดียวทำให้ผู้รับไม่มีโอกาสซักถามข้อสงสัยจากการสื่อสาร
2. การติดต่อสื่อสารระบบสองทาง
เป็นการติดต่อสื่อสารที่ผู้รับข่าวสารมีการตอบสนองและส่งข้อมูลย้อนกลับไปยังผู้ส่งข่าวสาร
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
1. แหล่งกำเนิดข่าวสาร
เป็นจุดเริ่มต้นของข่าวสา ซึ่งอาจเรียกว่าผู้ส่ง หมายถึงผู้ที่ส่งข่าวสาร
ข้อเท็จจริง
2. การส่งรหัส
การที่ผู้ส่งเรียบเรียงความคิดออกมาในลักษณะที่ใช้เป็นการใช้ภาษา การใช้รูปภาพ
การใช้แผนภูมิ
3. ข่าวสาร คือ ข้อความหรือสัญลักษณ์
ที่ผู้ส่งส่งไปให้ผู้รับประสิทธิภาพของสื่อขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของแหล่งข้อมูล
ความกลมกลืนของคำพูดและท่าทาง
4. ช่องรับข่าวสาร
เป็นการถ่ายทอดจากผู้ส่งไปยังผู้รับ โดยมีตัวกลาง ได้แก่ อากาศสำหรับคำพูด
กระดาษสำหรับการถ่ายทอดข่าวสารด้วยการเขียน
โทรศัพท์สำหรับติดต่อสื่อสารในระยะทางห่างไกลออกไป
5. การถอดรหัส
เป็นกระบวนการแปลความหมายของผู้รับข่าวสาร ซึ่งต้องมีผู้ส่งข่าวสาร จึงเกิดความตีความ
การถอดรหัสขึ้นอยู่กับประสบการณ์
การประเมินของผู้รับ ซึ่งมีความสำคัญต่อการถอดความหมายอย่างถูกต้อง
6. ผู้รับ ผู้รับอาจเป็นบุคคลคนเดียว
หรือบุคคลมากกว่าคนเดียวผู้รับอาจจะเป็นกลุ่มหรือองค์การ
เมื่อข่าวสารส่งไปถึงผู้รับ
ก็จะเกิดการถอดรหัสตามกระบวนการสื่อสารทักษะสำคัญต่อการรับข่าวสาร
7. ข้อมูลย้อนกลับ
เป็นการตอบสนองของผู้รับข่าวสารที่มีการถอดรหัส หรือแปลความหมายแล้ว
เมื่อเกิดการย้อนกลับในกระบวนการสื่อสารแล้ว
ผู้รับจะกลายเป็นผู้ส่งความคิดหรือความรู้สึกกลับไป
8. สิ่งรบกวน ทำให้เกิดปัญหาและอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารทำให้เกิดความเข้าใจผิดและไม่อาจเข้าใจความหมายร่วมกัน
สิ่งรบกวนเกิดขึ้นได้ทุกขั้นตอนของการสื่อสาร
ทำให้รบกวนหรือบิดเบือนข่าวสาร
9. ขอบเขตประสบการณ์ ในกระบวนการสื่อสาร
ผู้รับข่าวสารเมื่อได้รับการติดต่อสื่อสาร ก็จะถอดรหัสแล้วแปลความหมาย การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จนั้น
ผู้รับข่าวสารต้องถอดรหัสข่าวสารและแปลความหมายให้ตรงกับข่าวสารหรือความคิดที่ส่งมาตรงตามความประสงค์ของผู้ส่ง
การติดต่อสื่อสารภายในองค์การ
การติดต่อสื่อสารภายในองค์การมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพขององค์การ
ผู้บริหารเป็นผู้กำหนดเส้นทางการติดต่อสื่อสาร
ซึ่งมีทิศทางของการสื่อสารภายในองค์การในแนวดิ่งและแนวนอน
การติดต่อสื่อสารในแนวดิ่ง
1. การติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง
เป็นการติดต่อสื่อสารจากผู้บริหารระดับสูงลงมาสู่ระดับต่ำกว่าภายในองค์การ
มักจะเป็นการติดต่อสื่อสารแบบทางเดียว มักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับคำสั่งในการทำงาน
คำชี้แจงงานนโยบายเป้าหมายของบริษัท
2. การสื่อสารจากล่างขึ้นบน
เป็นการสื่อสารจากผู้ใต้บังคับบัญชาไปสู่ผู้บังคับบัญชาจากระดับที่ต่ำกว่าภายในองค์การไปยังระดับที่สูงกว่า
โดยมีลักษณะของข่าวสารที่มีเนื้อหาเป็นข้อมูลที่สรุปให้สั้นได้ใจความไม่มีรายละเอียดมากนัก
และการติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนเกิดขึ้นน้อยกว่าการติดต่อสื่อสารจากบนลงล่าง
การติดต่อสื่อสารจากล่างขึ้นบนมักได้แก่
การรายงานผลการดำเนินงาน ข้อมูลการเงินการบัญชี ข้อเสนอแนะ
3. การติดต่อสื่อสารในแนวนอน การติดต่อสื่อสารในแนวนอนเป็นการติดต่อระหว่างบุคคลหรือกลุ่มงานที่อยู่ในระดับเดียวกัน
ระหว่างผู้บริหารในระดับเดียวกัน ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นภายในแผนกเดียวกัน
หรือติดต่อสื่อสารข้ามแผนกงานที่มีความแตกต่างและเป็นอิสระต่อกัน เช่น
ผู้จัดการฝ่ายผลิตติดต่อกับผู้จัดการฝ่ายการตลาด
การติดต่อสื่อสารตามแนวนอนมักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการประสานความร่วมมือ
ประเภทของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสาร แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ การติดต่อสื่อสารทางภาษาซึ่งแบ่งออกเป็น
การติดต่อสื่อสารทางวาจา
การติดต่อสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร
การติดต่อสื่อสารทางภาษา
แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. การสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร
ใช้ช่องทางการสื่อสารจากการเห็นเพียงอย่างเดียว การสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร
ได้แก่ จดหมายธุรกิจ บันทึกของสำนักงาน รายงาน ประวัติบุคคล
ในองค์การต่างๆมีการติดต่อสื่อสารทางลายลักษณ์อักษรเป็นจำนวนมาก
จดหมายใช้เป็นการติดต่อสื่อสารกับคนภายนอกองค์การ
ส่วนการติดต่อภายในองค์การมักใช้การบันทึก
2. การติดต่อสื่อสารทางวาจา
ใช้ช่องทางการฟังและประกอบช่องทางอื่นๆในการรับข่าวสาร เช่น ขณะที่เรากำลังฟังผู้อื่นพูด
เราจะมองเห็นการเคลื่อนไหวของร่างกาย การแสดงออกทางสีหน้า การติดต่อสื่อสารทางวาจาเป็นไปในลักษณะการสนทนาต่อหน้า
การใช้โทรศัพท์ การประชุม การอภิปรายกลุ่มการติดต่อสื่อสารที่ไม่ใช้ภาษา
คือการติดต่อสื่อสารที่ไม่ใช้วาจาและลายลักษณ์อักษร หรือ
เป็นการติดต่อทางองค์ประกอบที่นอกเหนือ จากภาษาและพฤติกรรมที่ไม่เป็นคำพูด
การติดต่อสื่อสารที่ไม่ใช้ภาษา
แบ่งออกได้ดังนี้
1. การแสดงกิริยาท่าทาง
เป็นการติดต่อสื่อสารโดยการเลือกความหมายจากกิริยาท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า
แววตา เช่น คนกำลังโกรธ อาจแสดงท่าทางก้าวร้าว จ้องมองเขม็งกำมือแน่น
2. คุณภาพของเสียง ได้แก่ ระดับความดังเบาของสียง
ความเร็วของช่วงการพูด ความแรงของเสียง การใส่อารมณ์ในเสียงพูด
3. การใช้พื้นที่
การใช้พื้นที่แสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
โดยที่พื้นที่ระหว่างบุคคลสองเราสามารถแสดงถึงความสนิทสนมคุ้นเคยหรือสถานภาพที่แตกต่างกัน
ถ้าบุคคลมีความใกล้ชิดกันพื้นที่หรือระยะห่างจะมีน้อยมาก
พื้นที่ส่วนบุคคลสามารถแบ่งได้ดังนี้
3.1 บริเวณความใกล้ชิด มีรัศมีประมาณ 0-1 ฟุต ซึ่งมีความสนิทสนมกันมาก มีความเกี่ยวพันอย่างใกล้ชิด
ได้แก่ พ่อแม่พี่น้อง
3.2 บริเวณส่วนบุคคล มีรัศมีประมาณ 2-4 ฟุต เป็นบริเวณคุ้นเคย เช่น เพื่อนสนิท
3.3 บริเวณทางสังคม มีรัศมีประมาณ 4-12 ฟุต เป็นความสัมพันธ์ระดับสังคม เกิดขึ้นภายในการทำธุรกิจ
3.4 บริเวณสาธารณะ มีรัศมีประมาณ 12 ฟุตขึ้นไป เป็นระยะห่างสำหรับคนแปลกหน้าไม่คุ้นเคย
4. การใช้เวลา
เป็นการติดต่อสื่อสารแบบไม่ใช้ภาษาอีกแบบหนึ่งชี้ให้เห็นความสำคัญของสถานภาพที่แตกต่างกัน
5. การสัมผัส มีบทบาทที่สำคัญในการสื่อสาร
ซึ่งเป็นการแสดงออกทางอารมณ์และความรู้สึกที่มีในการติดต่อสื่อสาร
ระหว่างผู้ส่งกับผู้รับเป็นสิ่งที่แสดงสัมพันธภาพที่มีต่อกัน ได้แก่ การจับมือ
การตบหลัง
6. ลักษณะทางกาย
ลักษณะโครงสร้างของร่างกายสามารถสื่อความหมายตามทฤษฎีโครงสร้างทางร่างกาย เช่น
คนรูปร่างผอมบาง มักขี้อาย เก็บตัว ส่วนคนที่ร่างกายกำยำแข็งแรง
มักจะมีความเป็นตัวของตัวเอง ชอบเอาชนะ ก้าวร้าว
7. วัตถุ
สามารถใช้เป็นสัญลักษณ์ในการสื่อความหมาย โดยไม่ใช้ภาษาเครื่องใช้ต่างๆ
ตลอดจนวัสดุครุภัณฑ์
อุปสรรคของการติดต่อสื่อสาร
1. การขาดหาย
การขาดหายของข่าวสารมีสาเหตุหลายประการ เช่น ข่าวสารที่ส่งมามีรายละเอียดมากเกินไป
จนไม่สามารถรับข่าวสารทั้งหมดได้
ทำให้บางส่วนของข้อมูลลบเลือนขาดหายไป
2. การเบี่ยงเบน
ในการติดต่อสื่อสารเพื่อถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่งทำให้เกิดการบิดเบือนหรือการสูญเสียเนื้อหารายละเอียดข้อมูลข่าวสาร
เมื่อข่าวสารถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่นอีกหลายทอดเนื้อหาของข่าวสารจะเบี่ยงเบนมีการแปลความหมายผิดหรือเพิ่มข่าวสารด้วยความคิดของตนเอง
3. ข่าวสารมากเกินไป
ปัญหาและความยุ่งยากเรื่องข้อมูลข่าวสารมากเกินไป
เกิดจากความก้าวหน้าในเทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
ซึ่งเกิดขึ้นอย่างมากมายและรวดเร็ว
4. ความคิดเห็นที่คับแคบ
เกิดจากความคิดที่แยกส่วน คือ
การให้ความสำคัญและความสนใจเฉพาะหน่วยงานหรือเรื่องราวเฉพาะตนทำให้ขาดการรับรู้ข้อมูลข่าวสารอย่างรอบด้าน
และเกิดปัญหาในการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานอื่นหรือบุคคลอื่น
5. การรับรู้แบบเลือกสรร การรับรู้
คือการที่บุคคลใช้รับและแปลความหมายด้วยการตระหนัก และการแปลความหมายสิ่งต่างๆ
ตามสภาพแวดล้อมของตน
ซึ่งจะมีบทบาทสำคัญต่อการรับข่าวสารการรับรู้แบบเลือกสรรเกิดเมื่อบุคคลกรอง
หรือคัดเลือกข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับความเชื่อ ค่านิยม และภูมิหลังออกไป
6. ภาษา
จะเป็นช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพแต่บางครั้งความแตกต่างในความหมายของภาษาอาจก่อให้เกิดความยุ่งยากได้
7. ทักษะการฟัง การมีทักษะการฟังที่ไม่ดี ทำให้เกิดปัญหาในการติดต่อสื่อสาร
เหตุการณ์ที่พบอยู่เสมอว่ามีผู้พูดมากว่าผู้ฟังและการฟังในบางครั้งเป็นการฟังเพื่อตอบสนองไม่ใช่ฟังอย่างตั้งใจ
ทำให้ดูเหมือนว่ากำลังฟังอยู่แต่ไม่สามารถรับรู้ข่าวสารได้ทั้งหมด
8. สถานภาพ
ความแตกต่างทางสถานภาพมักทำให้เกิดปัญหาในการติดต่อสื่อสาร กล่าวคือ
ผู้ที่มีสถานภาพที่ต่ำกว่ามักหลีกเลี่ยงในการสื่อสารกับผู้บริหารหรือบุคคลที่มีสถานภาพสูงกว่าเลห์แมน
และคณะ กล่าวถึง การสื่อสารแบบไม่ใช้ภาษา แบ่งออกเป็น 2
ประเภท คือ
1. การแสดงความหมายตามนัย
การติดต่อสื่อสารไม่ใช้ภาษาแบบการแสดงความหมายตามนัย
เป็นการสื่อสารที่ไม่ได้พูดโดยคำพูดที่พูดออกไปโดยตรง เช่นคำพูดว่า
อย่ามาทำงานสายนะ
2. การแสดงความหมายจากท่าทางของร่างกายในการติดต่อสื่อสารนั้นบุคคลมักแสดงความหมายด้วยกิริยาท่าทางของร่างกาย
การแสดงความคิดผ่านกิริยาท่าทางที่แสดงออกไปนั้นช่วยให้ผู้รับข่าวสารได้รับความหมายจากสิ่งต่างๆเพิ่มเติม
จากการที่ได้เห็นจากภาพได้ยินจากเสียง
มนุษยสัมพันธ์ในการสื่อสาร
ต้องเกิดจากทักษะในการสื่อสาร ดังต่อไปนี้
1. ทักษะการฟัง
เป็นทักษะในการสื่อสารที่ใช้มากกว่าทักษะด้านอื่นๆในการดำเนินชีวิตประจำวัน
การฟังมีความสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการติดต่อสื่อสาร เพราะการฟังของผู้รับสารเป็นกระบวนการสำคัญของการสื่อสาร
เพราะผู้ฟังต้องถอดรหัสหรือแปลความหมายให้เกิดความเข้าใจตรงกันกับผู้ส่งสาร
2. ทักษะการพูด
ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จนั้นนอกจากจะใช้ความรู้ความสามารถในการทำงานแล้ว การติดต่อประสานงาน
การทำงานร่วมกับผู้อื่นก็เป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่ง กล่าวคือ
การติดต่อสื่อสารด้วยการใช้คำพูด
ถ้าหากพูดดีหรือมีทักษะในการพูดอย่างเหมาะสมย่อมทำให้เกิดความสำเร็จในการทำงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น